Airtable은 스프레드시트와 데이터베이스의 장점을 결합한 강력한 협업 도구입니다. 단순한 테이블을 넘어 복잡한 워크플로우까지 관리할 수 있어 많은 기업과 개인이 활용하고 있습니다. 오늘은 Airtable을 더 효율적으로 사용할 수 있는 실용적인 꿀팁들을 소개합니다.
The platform to build next‒gen apps - Airtable
Airtable is a low‒code platform to build next‒gen apps. Move beyond rigid tools, operationalize your critical data, and reimagine workflows with AI.
www.airtable.com
기본 설정 최적화하기
1. 작업 공간(Workspace) 체계적으로 구성하기
Airtable의 여러 베이스(base)를 효과적으로 관리하려면 작업 공간을 체계적으로 구성하는 것이 중요합니다.
꿀팁: 프로젝트나 부서별로 작업 공간을 나누고, 색상 코드를 활용해 시각적으로 구분하세요.
예시: 마케팅(파란색), 제품 개발(초록색), 인사(보라색)
2. 템플릿 활용하기
매번 새로운 베이스를 처음부터 만들지 마세요. Airtable은 다양한 영역을 위한 수백 개의 템플릿을 제공합니다.
꿀팁: Airtable Universe에서 업종과 목적에 맞는 템플릿을 찾아 시간을 절약하세요.
3. 필드 타입 제대로 활용하기
Airtable의 가장 큰 강점 중 하나는 다양한 타입의 필드를 지원한다는 점입니다.
꿀팁: 단순히 텍스트나 숫자 필드만 사용하지 말고, 아래 필드 타입을 상황에 맞게 활용하세요:
- 첨부 파일(Attachment): 문서, 이미지 저장
- 바코드(Barcode): 제품 관리
- 체크박스(Checkbox): 완료 여부 표시
- 협업자(Collaborator): 담당자 지정
- 카운트(Count): 연결된 레코드 자동 계산
데이터 관리 고급 기법
4. 연결 필드(Linked Records) 마스터하기
여러 테이블 간의 관계를 설정할 수 있는 연결 필드는 Airtable의 핵심 기능입니다.
꿀팁: 일대다(1:N) 관계를 설정하여 중복 데이터 입력을 방지하세요. 예를 들어, '프로젝트' 테이블과 '작업' 테이블을 연결하면 각 프로젝트에 속한 작업을 쉽게 관리할 수 있습니다.
5. 룩업 필드(Lookup) 활용하기
연결된 테이블의 정보를 가져오는 룩업 필드를 활용하면 데이터 조회가 훨씬 편리해집니다.
꿀팁: 연결 필드를 설정한 후, 룩업 필드를 추가하여 관련 정보를 한눈에 볼 수 있게 하세요. 예를 들어, '고객' 테이블에서 '주문' 테이블로 연결한 뒤, 룩업 필드로 총 주문액을 바로 확인할 수 있습니다.
6. 수식(Formula) 필드로 자동 계산 구현
Excel의 수식처럼 Airtable에서도 다양한 계산을 자동화할 수 있습니다.
꿀팁: 복잡한 계산도 수식 필드로 자동화하세요. 예를 들어, 날짜 차이 계산이나 조건부 텍스트 표시 등이 가능합니다.
IF(AND({상태} = '완료', {마감일} < TODAY()), '기한 내 완료',
IF({상태} = '완료', '완료',
IF({마감일} < TODAY(), '지연', '진행 중')))
7. 롤업(Rollup) 필드로 요약 정보 확인
연결된 레코드들의 값을 집계할 때 롤업 필드가 유용합니다.
꿀팁: SUM(), AVERAGE(), MAX(), MIN() 등의 함수를 활용해 연결된 레코드의 값을 집계하세요. 예를 들어, 각 프로젝트에 속한 작업들의 총 예산이나 평균 완료율을 계산할 수 있습니다.
시각화 및 정보 분석
8. 다양한 뷰(View) 활용하기
하나의 테이블에 여러 가지 뷰를 설정하여 다양한 관점에서 데이터를 확인할 수 있습니다.
꿀팁: 목적에 따라 다른 뷰를 생성하세요:
- 그리드 뷰: 전체 데이터 조회
- 칸반 뷰: 작업 상태 관리
- 갤러리 뷰: 시각적 자료 검토
- 캘린더 뷰: 일정 파악
- 간트 차트: 프로젝트 타임라인 관리
9. 그룹화와 정렬로 인사이트 얻기
데이터를 그룹화하고 정렬하면 복잡한 정보에서 패턴을 찾을 수 있습니다.
꿀팁: 여러 단계의 그룹화를 통해 계층적 분석을 수행하세요. 예를 들어, 첫 번째 단계에서는 부서별로, 두 번째 단계에서는 상태별로 그룹화하여 각 부서의 작업 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다.
10. 인터페이스 디자이너로 맞춤형 대시보드 만들기
인터페이스 디자이너를 사용하면 팀원들을 위한 맞춤형 대시보드를 만들 수 있습니다.
꿀팁: 복잡한 베이스에서 팀원들이 필요한 정보만 볼 수 있는 인터페이스를 설계하세요. 버튼, 입력 폼, 필터링된 뷰 등을 배치하여 사용자 경험을 최적화할 수 있습니다.
자동화 및 통합
11. 자동화(Automations) 기능 활용하기
반복적인 작업은 Airtable의 자동화 기능으로 처리하세요.
꿀팁: 다음과 같은 자동화 시나리오를 구현해 보세요:
- 마감일이 다가오면 Slack으로 알림 보내기
- 새로운 레코드가 추가되면 이메일 발송하기
- 상태가 변경되면 다른 테이블에 자동으로 레코드 생성하기
12. 외부 서비스 연동하기
Zapier, Integromat 등의 서비스를 통해 Airtable을 다른 앱과 연결할 수 있습니다.
꿀팁: 다음과 같은 연동을 고려해 보세요:
- Google Forms → Airtable: 설문조사 응답 자동 저장
- Gmail → Airtable: 특정 이메일을 레코드로 변환
- Shopify → Airtable: 주문 정보 자동 기록
13. API 활용하기
개발 지식이 있다면 Airtable API를 사용하여 맞춤형 솔루션을 구축할 수 있습니다.
꿀팁: Airtable API를 활용하여 웹사이트에 데이터 표시, 맞춤형 대시보드 구축, 다른 내부 시스템과의 통합 등을 구현해 보세요.
// Airtable API 예시 코드
const Airtable = require('airtable');
const base = new Airtable({ apiKey: 'YOUR_API_KEY' }).base('YOUR_BASE_ID');
base('Projects').select({
view: "Grid view"
}).eachPage(function page(records, fetchNextPage) {
records.forEach(function(record) {
console.log('Retrieved', record.get('Name'));
});
fetchNextPage();
}, function done(err) {
if (err) { console.error(err); return; }
console.log('All projects retrieved');
});
협업 강화 기법
14. 댓글과 @멘션 활용하기
레코드 내에서 댓글을 달고 동료를 멘션하여 소통을 효율화할 수 있습니다.
꿀팁: 문제가 발생한 레코드에 직접 댓글을 남기고 담당자를 @멘션하세요. 이메일로 알림이 가기 때문에 별도의 커뮤니케이션 도구 없이도 협업이 가능합니다.
15. 권한 설정 최적화하기
작업 공간과 베이스 접근 권한을 세밀하게 설정하여 데이터 보안을 강화할 수 있습니다.
꿀팁:
- 편집자(Editor): 내용 수정이 필요한 팀원
- 댓글 작성자(Commenter): 피드백만 제공할 외부 이해관계자
- 읽기 전용(Read-only): 정보만 확인해야 하는 임원진
16. 양식(Form) 활용하기
외부 사용자로부터 정보를 수집하기 위한 맞춤형 양식을 만들 수 있습니다.
꿀팁: 고객 피드백, 작업 요청, 지원서 등을 위한 양식을 만들고 URL을 공유하세요. 제출된 내용은 자동으로 Airtable에 저장됩니다.
고급 사용자를 위한 팁
17. 스크립트 블록 활용하기
JavaScript를 사용하여 복잡한 기능을 구현할 수 있는 스크립트 블록을 활용해 보세요.
꿀팁: 스크립트 블록으로 가능한 작업:
- 복잡한 데이터 변환
- 일괄 업데이트
- 외부 API 호출 및 데이터 가져오기
- 맞춤형 버튼 및 상호작용 만들기
18. CSV 가져오기/내보내기 마스터하기
기존 Excel 파일이나 데이터를 Airtable로 가져오거나 내보낼 때 유용한 팁입니다.
꿀팁: 대량의 데이터를 가져올 때는 먼저 필드 타입을 올바르게 설정한 후 진행하세요. CSV 내보내기 시에는 필요한 뷰와 필드만 선택적으로 내보낼 수 있습니다.
19. 블록(Block) 기능 활용하기
Airtable 블록은 데이터 시각화, 외부 서비스 연동 등을 위한 추가 기능입니다.
꿀팁: 유용한 블록 추천:
- 차트: 데이터 시각화
- 페이지 디자이너: PDF 보고서 생성
- 시간 추적기: 작업 시간 기록
- Gantt: 프로젝트 일정 관리
- Maps: 위치 데이터 시각화
20. 복잡한 필터링 마스터하기
여러 조건을 조합한 필터를 만들어 정확히 필요한 데이터만 볼 수 있습니다.
꿀팁: AND, OR 조건을 조합한 복잡한 필터를 만들어 보세요. 예를 들어 "담당자가 나이고 마감일이 이번 주이거나, 우선순위가 높음인 작업"과 같은 필터를 생성할 수 있습니다.
21. 성능 최적화하기
대규모 데이터를 처리할 때는 성능 최적화가 중요합니다.
꿀팁:
- 하나의 테이블에 너무 많은 필드를 만들지 마세요 (100개 이하 권장)
- 복잡한 수식이나 롤업은 성능에 영향을 줄 수 있으니 필요한 곳에만 사용하세요
- 정기적으로 불필요한 레코드와 첨부 파일을 정리해 용량을 관리하세요
결론
Airtable은 단순한 데이터베이스 도구를 넘어 팀 협업과 워크플로우 관리를 위한 강력한 플랫폼입니다. 이 글에서 소개한 21가지 꿀팁을 활용하면 Airtable의 잠재력을 최대한 끌어내어 업무 효율을 크게 높일 수 있습니다.
초보자부터 고급 사용자까지, 각자의 수준에 맞는 팁을 적용해 보세요. 처음에는 기본적인 기능에 익숙해진 후, 점차 연결 필드, 자동화, 스크립트 등 고급 기능으로 확장해 나가는 것이 좋습니다.
Airtable의 진정한 가치는 단순히 데이터를 저장하는 것이 아니라, 팀이 그 데이터를 중심으로 효과적으로 협업하고 인사이트를 얻을 수 있게 하는 데 있습니다.